Kath. öffentl. Bücherei Pflaumheim

Einführung: Was ist BVS?

Das Bibliotheksverwaltungssystem BVS ist von einem Team aus Bibliotheksmitarbeitern und EDV Spezialisten entwickelt worden. Es ist in Aufbau und Einsatzmöglichkeit zur Benutzung in kleineren und mittleren Büchereien konzipiert und seit 1992 erhältlich. Inzwischen wird BVS von mehreren hundert Anwendern weltweit eingesetzt.

Unsere Erfahrungen bei der Umstellung auf EDV Ausleihe mit BVS

Im Sommer 1998 wurde in der Bücherei Pflaumheim beschlossen, die Medienerfassung, Ausleihe und Verwaltungsarbeiten mit einem EDV System durchzuführen. Software von verschiedenen Anbietern wurde danach zur Anschaffung in Betracht gezogen. Überzeugt hat uns letztendlich neben dem günstigen Preis ein Besuch in der Bücherei Erbach, die bereits mit BVS arbeitete. Der Büchereileiter, Herr Willi Weiers konnte uns damals ein umfassendes und ausgereiftes System vorstellen, das bereits seit längerem zuverlässig im Einsatz war. Alle von uns gewünschten Funktionen eines Programmes für Bibliotheksverwaltung konnte er mit BVS durchführen.

Die Erlaubnis zum Anfertigen von Kopien des Katalogisierungsprogramms ermöglichte uns, in der Bücherei vier Computer zur Eingabe von Medien aufzustellen und verschiedene Arbeitsgruppen zu bilden, die jeweils für die Eingabe eines Teildatenpool verantwortlich waren. Ausführlich diskutiert wurde der Zeitaufwand der zur Eingabe, der nach einer Bestands- durchsicht noch vorhandenen rund 10 000 Medien unserer Bücherei, notwendig war. Während eines Büchereiwochenendes 1998 hatte ich bereits eine Modellrechnung vorgelegt. Danach sollte die Eingabe aller Medien bei 10 Mitarbeitern und 4 Stunden Dateneingabe/Woche ca. 25 Wochen dauern, wobei eine durchschnittliche Bearbeitungszeit von 6 Minuten je Medium zugrunde gelegt wurde.

Bedingt durch die nachlassende Anfangsbegeisterung und verschiedene andere Verzögerungen - z.B. hatte ich nicht berücksichtigt, daß jedem Medium ein Barcode zugewiesen wird, konnte erst nach ca. 11 Monaten die Medieneingabe beendet, und alle Teildatenpools zu einem Gesamtdatenpool vereinigt werden.

Die Installation der BVS Software und des Mediendatenpools verlief völlig problemlos. Ab September 1999 hatten die Mitarbeiter einen Monat Gelegenheit erste Erfahrungen mit BVS zu sammeln. Alle Mitarbeiter waren sehr schnell in der Lage, die alltäglichen Vorgänge wie Verbuchung, Rücknahme und Verlängerung von Medien durchzuführen. Bereits hier zeigte sich eine gute Bedienerfreundlichkeit der BVS Software.

Am 1. Oktober 1999 wurde die Ausleihe mit BVS gestartet. Die oben genannten Grundfunktionen des Programmes konnten von den Mitarbeitern auch während der Ausleihe gut eingesetzt werden. Sehr hilfreich war das schnelle und problemlose Verbuchen und Rücknahme der Medien mit dem Handscanner. Weitere Funktionen desProgramms konnten in kurzer Zeit erlernt werden. Das mitgelieferte Handbuch wurde nur selten benötigt. Nach wenigen Wochen konnten wir eine Bedienungsanleitung für Mitarbeiter auslegen, die auch Zusatzfunktionen erklärt, wie z.B. Vormerken von Medien, Schulden von Lesern bezahlen, Daten von neuen Lesern erfassen, Mahnungen erstellen. Diese wenige Seiten umfassende Bedienungsanleitung ist bis heute unser wichtigstes Hilfsmittel zum Nachschauen geblieben und ersetzt bei Bedarf in den allermeisten Fällen Handbuch oder Hilfe durch das Programm.

Nach zwei Jahren Einsatz von BVS in der Bücherei:

Ausleihe
Ausleihen, Verlängern und Rückgabe von Medien ist über Tastatur und Scanner möglich. Die dabei zu wählenden Funktionen sind sehr übersichtlich angeordnet und können auch von Laien schnell erlernt werden.

Katalogisierung neuer Medien
Die Erfassung der Mediendaten orientiert sich an RAK-ÖB, RAK-WB und DIN1505. Die konsequente Anwendung dieser Regeln erfordert vom Mitarbeiter beim Eingeben am Anfang einige Mühe, ist aber schnell zu erlernen und gewährleistet einen fehlerfreien Datenaustausch mit anderen Systemen. Bei der Eingabe können Daten aus umfangreichen Fremddatenpools importiert werden. Dieser Möglichkeit standen wir sehr skeptisch gegenüber, da 1998-1999 erfahrungsgemäß nur ca. jedes dritte Medium im Fremddatenpool verfügbar war, und immer eine Nachkontrolle (Auflage, Sonderausgabe usw.) notwendig ist. Bei der Eingabe ist für einzelne Elemente eine Kopierfunktion von früheren Eingaben vorhanden, die eine erhebliche Erleichterung bei der Erfassung von Medien darstellt (z.B. Übernahme des Autors). Verlage werden aus der ISBN automatisch ermittelt und müssen nicht von Hand eingetragen werden.

Recherche
Eine schnelle Stichwortsuche kann nach Autor, Titel, Inhaltsangabe (als Volltextrecherche) oder Schlagwort durchgeführt werden. Die Suchfunktionen arbeiten umso besser, je vollständiger die vorherige Medienerfassung erfolgte (z.B. Mitautor, Inhaltsangabe bei Romanen und Sachbücher, wichtige Artikel in Zeitschriften). Alle Suchfunktionen können mit Platzhalter begrenzt werden. Die Verwendung der Suchfunktion ist heute zu einem wichtigen und erfolgreichen Hilfsmittel bei unserer Leserberatung geworden.

Statistik
Statistische Daten sind nicht nur am Jahresende, sondern jederzeit abrufbar. Tages- und Jahresausleihstatistik können nach Medienkategorie und Lesealter aufge- schlüsselt werden. Leserstatistik, Medienstatistik und Finanzstatistik sind völlig problemlos durch Anwahl weniger Funktionen zu erstellen.

Verwaltung
Nach jedem Ausleihtag wird ein Tagesabschluss durchgeführt. Dieser wird in Form einer Datei, die alle Vorgänge speichert, abgelegt. Mit dem Tagesabschluss können z.B. Mahnungen erstellt und ausgedruckt werden.

OPAC
BVS enthält das eigenständige OPAC Programm BVS-Junior, das dem Leser u.a. die Recherche von Medien ermöglicht. In unserer Bücherei haben wir auf einem weiteren PC BVS-Junior installiert, um unseren Lesern eine selbständige Recherche zu ermöglichen. BVS-Junior darf mit den Mediendaten der Bibliothek auch an Leser weitergegeben werden, so dass diese zuhause ebenfalls nach Medien suchen können.

Anwender helfen Anwender
Mit diesem Prinzip kann ein erheblicher Anteil der auftretenden Probleme mit BVS gelöst werden. Ein umfangreiches Forum im Internet das übersichtlich gegliedert ist, wird sehr intensiv genutzt. Selbstorganisierte Anwendernetzwerke (innerhalb einer Diözese, z.B. Mainz und Würzburg) gewährleisten eine schnelle Soforthilfe bei Softwareproblemen. Die Hilfe basiert auf dem Prinzip Geben und Nehmen" wobei alle Teilnehmer über e-mail miteinander in Kontakt stehen. Bei regionalen und bundesweiten Anwendertreffen werden in Arbeitskreisen Themen zur EDV Ausleihe intensiver besprochen und Informationen ausgetauscht.

Mediendatenpräsentation im Internet (eOPAC)
Einen besonderen Service bietet IBTC, der BVS Lieferant mit dem Angebot des Internet- OPAC. Bei einem Preis von jährlich ca. 70 EURO kann eine Bücherei Ihren Medienkatalog und aktuelle Ausleihdaten ihren Lesern und anderen Interessierten weltweit zugänglich machen. Die KÖB Pflaumheim nutzt seit 9 Monaten dieses Angebot (www.koeb-pflaumheim.de).

Mediadaten CD mit aktualisierten Datenpools
Jährlich wird von IBTC eine Mediadaten CD mit aktualisierten Datenpools und Hilfsprogrammen (z.B. graphische Aufbereitung von Statistiken) herausgegeben. Diese Datenpools können direkt im BVS Programm verwendet werden.

Kostenlose Updates
Auf der Media-CD und der IBTC Homepage werden kostenlose Updates von BVS zum Herunterladen zur Verfügung gestellt. Bei neuen Versionen werden Wünsche und Probleme der Anwender nach Möglichkeit umgehend berücksichtigt. Nach einem Programmfehler in einem Update zur EURO Umstellung 2001/2002 der von Anwendern bemerkt wurde, konnte z.B. innerhalb weniger Stunden von IBTC eine fehlerfreie BVS-Version zur Verfügung gestellt werden.

BVS Lite
Als besondere Leistung wird von IBTC das Programm BVS Lite angeboten, das für sehr kleine Büchereien gedacht ist. Das Programm ist kostenlos und kann bei gleichem Funktionsumfang wie BVS einen Bestand bis 1000 Medien verwalten. Fernleih- und Blockbestände werden dabei nicht mitgezählt.

Zusammenfassende Bewertung
BVS ist eine Bibliotheksverwaltungssoftware, die sich durch einfache Bedienbarkeit und Praxisnähe auszeichnet. Bei einem Preis der weit unter den marktüblichen Preisen liegt, können kleine und mittlere Büchereien einen schnellen EDV Einstieg erhalten. Das funktionierende Anwendernetzwerk, ein Internet Forum und Online Support ermöglichen schnelle und effektive Hilfe bei auftretenden Problemen. Das Programm ist ohne Einschränkungen zu empfehlen.

Wolfgang Rollmann, KÖB Pflaumheim