Kath. öffentl. Bücherei Erbach

Erfolgreicher EDV-Einsatz in der Bücherei

Seit 1997 setzen wir erfolgreich auf EDV in der Ausleihe. Wir tun dies mit der BVS-Produktfamilie der Fa. IBTC, Haigerloch. Uns überzeugt bei dieser Lösung insbesondere

geringe einmalige Anschaffungskosten
minimale laufende Kosten
geringe Hardware-/Betriebssystemanforderungen
hohes Maß an Bedienkomfort
leichte Erlernbarkeit des Systems
angemessene Berücksichtigung neuer Technologien
Kreativität, Ideenreichtum und strategisches Verständnis des Herstellers
IBTC ist schnell und gut in der Realisierung
flexible und schnelle Berücksichtigung von Anwenderwünschen
schnelle und gute Supportunterstützung
Berücksichtigung der Situation ehrenamtlicher Mitarbeiter
hohe Verbreitung im KÖB und EÖB-Umfeld

Wir haben uns sehr intensiv mit EDV in der Bücherei und mit BVS im Besonderen auseinandergesetzt. Unsere vielfältigen Erfahrungen geben wir gerne weiter. Wir tun dies durch eine intensive Zusammenarbeit mit der Fachstelle für Kath. Büchereiarbeit in Mainz wie auch mit dem Sachausschuss Software&Datenaustausch der Fachkonferenz des Borromäusvereins.

Einen sehr umfangreichen Erfahrungsbericht zum EDV-Einsatz mit BVS haben wir zusammen mit der Schülerbücherei der Schule am Sportpark beim der Jubiläumsveranstaltung der Büchereifachstelle Limburg im Juli 2003 in Wiesbaden-Naurod gegeben.

Rückblick

Im Rahmen eines Leitungs- und Teamwechsels Anfang 1992 wurde die KÖB St Sophia komplett reorganisiert. Eine Bestandsdurchsicht ermöglichte eine Ausrichtung auf aktuelle und gefragte Medien. Geregelte Abläufe für Ausleihe, Katalogisierung, Vereinsgabenbeschaffung, Kasse und Leitung wurden entwickelt. An die Bestandsdurchsicht schloss sich eine komplette Bestandserfassung per PC (5 PC im Einsatz, Durchführung an 2 Wochenenden) an. Als Erfassungsprogramm wurde MS-Works für DOS verwendet. Anhand selbst erstellter Auswertungsroutinen wurden die diversen Nachweise (Zugangs-und Abgangsbuch sowie sämtliche Kataloge) erstellt. PC und Programm waren im Privatbesitz.

Infolge fortschreitender PC-Technik wurde auf MS-Works for Windows 2.0 umgestellt (ca. 1994). Die Mediendatenbank wurde RAK- und SKB-E-gerecht weiterentwickelt. Parallel dazu recherchierte das Team nach professioneller Bücherei-Software. Nach Unterlagenvergleich und Tests mit diversen Systemen erwies aufgrund der Funktionalität, des Preis-Leistungsverhältnisses und der Berücksichtigung von KÖB-Spezifika das Programm "BVS" (Autoren: R. Alich u.a.) als Favorit. Gleichzeitig fiel die Entscheidung, die Umstellung des Büchereibetriebs auf EDV-Unterstützung zu beginnen.

Hiermit verbunden waren parallele Aktivitäten:

Beschaffung der Geldmittel für Hardware- und Software
Vermittlung von PC-Grundkenntnissen für das Team
Erneute Bestandsdurchsicht, RAK- und SKB-E-gerechte Medienaufbereitung
Umfangreiche Tests und Einarbeitung in alle BVS-Funktionen
Überprüfung aller Arbeitsabläufe
Einführungskonzept

Die gesamte Bücherei bezog im Frühjahr 1997 neue Räume, die idealerweise auch einen passend dimensionierten Thekenbereich ermöglichten. In dieser Zeit reifte das BVS zu einem relativ mächtigen Bibliotheksprogramm. Im Winter 1998, nachdem die vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen waren, wurde der MS-Works-basierte Datenbestand in BVS importiert, ebenso die Leserdaten. Vorbedingung für die BVS-Einführung waren

der reibungslose Übergang zum EDV-Verfahren, d.h. kein Ausfall von Öffnungszeiten;
sofortiger Wegfall aller Listen und Karteien;
deutlich spürbare Zeitersparnis für das Bücherei-Team;
erweiterte Serviceangebote für die Leserinnen und Leser.

Nach dem Import in BVS wurden alle Medien mit Barcodes versehen und bei dieser Gelegenheit nochmals auf korrekte und sachgemäße Erfassung überprüft. Auf diese Art entstand ein Medienkatalog von sehr hoher Datenqualität; eine ausgezeichnete Grundlage für EDV-gestützte Ausleihe und die Leserberatung. Ergänzt wird der eigene Datenbestand durch den BVS- und etliche weitere Fremddatenpools.

Nach zwei im Team selbst konzipierten Wochenendschulungen zur BVS-Handhabung wurde zum 01.03.1999 der Wechsel vom Hand- zum EDV-Verfahren vollzogen. Reibungslose Nutzung, hohe Akzeptanz beim Team und aufmerksam honorierter Servicegewinn für die Leserinnen und Leser zeugen vom erfolgreichen Umstieg. Nächster Ausbauschritt war der Aufbau eines Bücherei-Netzwerks mit einem 2. Ausleih-PC und einem Netz-OPAC (Stand Juni 2000). Bis Ende 2000 werden ein Quittungsdrucker sowie Internetzugang (vorerst nur für das Team) hinzukommen.

Gegenwart

Im Juni 2000 wird BVS in der Version 4.43.015 (Netzwerk) eingesetzt. Das Programm ist von der Stabilität her ausgereift. Die Funktionalität einzelner Module kann optimiert werden, hierfür gibt es bereits eine Aufnahme in die ToDo-Liste der Entwickler. Eine wesentliche Ausbaustufe ist die Unterstützung von Medienkennungen mehrerer Büchereien, damit können Ergänzungsbestände und Blockauslehen edv- und handscannergestützt abgewickelt werden. Diese Funktion wird dringend benötigt und stellt (nach der Realisierung im Jahre .....) den Schritt in die Vernetzung der KÖBn dar. Die Erbacher KÖB steht im regen kontruktiven Gespräch mit der BVS-Entwicklergruppe, damit die Anwendererfahrungen direkt in die Verbesserung des BVS einfließen können.

BVS ist vom Preis-Leistungsverhältnis her unschlagbar günstig. Der komplett internet-gestützte Support ermöglicht einfachen Zugriff auf neue Releases, Datenpools und Zusatzinformationen.

Das Erbacher Bücherei-Team ist engagierter Anwender von BVS. Die gewonnenen reichhaltigen Erfahrungen werden aktiv weitergegeben. Hierzu werden Informationen im Dekanatsarbeitskreis ausgetauscht; das "Regionale BVS-Anwendertreffen Mainz" wurde von der Erbacher KÖB initiiert; Schulungsworkshops ganzer Bücherei-Teams werden von Erbacher Team-Mitgliedern vielfach und erfolgreich durchgeführt. Im Rahmen der Kooperation der KÖB St. Sophia mit der Schülerbücherei der Schule am Sportpark in Erbach, wurde auch dort BVS eingeführt. Zum Einsatz kommt BVS LITE für ehrenamtliche geführte Büchereien mit weniger als 1000 Medien. Dadurch konnte mit einem Kostenaufwand von nur 250,- DM (= der gebrauchte PC P75) in der Schülerbücherei die EDV-Ausleihe eingeführt werden.

Für die Einführung des BVS (wie aber auch jeder anderen Bibliothekssoftware) in der KÖB sind PC-Fachkenntnisse unabdingbar. Wenn nicht im Team ausreichend vorhanden, dann zumindest in "freundlicher Reichweite". Ohne PC-Grundkenntnisse und regelmäßige Praxis mit der gesamten EDV-Installation ist ein erfolgreicher EDV-Einsatz grundsätzlich in Frage gestellt.

Funktionen

Die KÖB St. Sophia Erbach nutzt derzeit (Juni 2000) die BVS-Module

Katalog
Ausleihe
Buchhaltung
OPAC
Fremddatenpool
BVS-Compact
WinChart
BVS WinMenu (Testphase)

Diese Erweiterungen und Sonderfunktionen wurden bislang genutzt:

Mediendatenimport. Eigenentwicklung auf Basis MS-Word for Windows zur MAB-gerechten Aufbereitung strukturierter Mediendaten (z.B. aus MS Works, MS Excel u.a. Datenbanken und Tabellenkalkulationen) für den anschließenden BVS-Import mit BVS-Standardfunktionen.
Leserdatenimport. Von der BVS-Entwicklung bereitgestellte BVS-Script-Routine zum Massen-Import von Leserdaten
Programmverknüpfungen. Die BVS-Funktion "DOS-Programme" wurde genutzt, um die selbst erstellten Routinen "Ideenbörse", "Besucherzahlen erfassen", "Besucherdaten sichern" mit BVS zu verknüpfen.

Ergänzungen/Add ons

Der von Haus aus sehr gute Funktionsumfang von BVS wurde von uns um einige Spezialitäten ergänzt (Stand März 2005):

Automatisierter Batch-Mediendatenupload für eOPAC
Automatisierter Ausleihdatenupload für eOPAC
Eingabe und Anzeige einer Ideenbörse (Vorbereitung von Team-Sitzungen)
Datensicherungsroutine spezieller .bat und .vrl und .hlp-Routinen
Eingabe und Anzeige von Besucherzahlen
Flexibler Aufruf von Exportdateien zur Bearbeitung mit MS WORD, WORDPAD o.ä.
Konvertierungsroutine von Mediendaten im .xls-Format ins SBC-Import-Format (.mab)